Працьовитість та бажання в роботі довести кожен свій рух до досконалості - ось що характеризує японців як націю. При чому ці якості буквально “вшиті” в їх менталітет.
Перетворити будь-яку працю на мистецтво - це справа честі.
Не існує "недостойної" роботи: чим би ти не займався - викладайся на 100% та відшліфовуй свої навички. Японці не змінюють місця роботи в пошуках ідеального, адже вони можуть втілити свої мрії в реальність будь-де. Вся справа в підході...
...і він називається "кайдзен"
Кайдзен - це поняття, похідне від японських слів kai = зміна, і zen = добре або на краще.
Філософія Кайдзен стверджує, що наш спосіб життя - будь то робота, сім’я чи стосунки - заслуговує на постійне вдосконалення.
Кайдзен був введений спочатку на кількох японських підприємствах під час відновлення економіки після Другої світової війни і з тих пір поширився по всьому світу.
Найвідоміше практичне застосування цієї концепції було розроблено для японської корпорації Toyota Motor Corporation. Вона лежить в основі методу Загального менеджменту якості (англ. - TQM, Total Quality Management) і включає в себе заходи щодо запобігання марнотратства, втрат, а також інноваційну діяльність і роботу з новими стандартами.
Ця філософія, якщо вона застосовується в бізнесі, мотивує працівників усіх ланок пропонувати, експериментувати та випробовувати нові ідеї. Якщо ж ідея не працює, завжди можна повернутись до “попередніх значень” і не нести великих витрат - це теж один з плюсів.
Ідеї системи кайдзен вперше були викладені у 1986 році японцем Масаакі Імаі в однойменній книзі.
Масаакі Імаі - був (і досі є, в свої 90 років) гуру менеджмента. З середини 1950-х він вивчав управлінські інструменти японських компаній та поширював їх філософію по всьому світу.
Тож що ж з себе представляє ця система?
Прийшов час познайомитися з основними принципами кайдзен.
- Фокус на клієнтах. Немає нічого важливішого, ніж задоволення потреб клієнта компанії.
- Безперервні зміни. Невеликі, але постійні поліпшення - основа концепції кайдзен.
- Відкрите визнання проблем. Без існування проблем неможливе вдосконалення.
- Пропаганда відкритості в компанії. Будь-яка пропозиція, скарга або зауваження будуть почуті.
- Створення робочих команд. Всі співробітники компанії приєднуються до робочих команд і гуртків якості.
- Управління проектами за допомогою міжфункціональних команд. Ефективність команд полягає в їхній співпраці між собою.
- Формування «підтримучих взаємин». Для досягнення високих результатів необхідна залученість співробітників в роботу і гарні відносини в колективі.
- Розвиток по горизонталі. Особистий досвід кожного співробітника стає досягненням всього підприємства.
- Розвиток самодисципліни. Важливий самоконтроль, повага себе, своїх колег і компанії в цілому.
- Самовдосконалення. Кожен несе відповідальність за те коло завдань, яке йому довірено.
- Інформування кожного співробітника. Будь-яка інформація повинна бути доступна всім співробітникам.
- Стандартизація. Постійна стандартизація - основа стабільної роботи.
Переконливим доказом ефективності такої концепції є порівняння рівня раціоналізаторства на підприємствах в Японії і в західних країнах. Для порівняння: в 1989 році в Японії було впроваджено 83% з усіх раціоналізаторських пропозицій, тоді як у Німеччині - 40%, а в США - лише 30%.
У Німеччині на одного працівника в рік припадає 0,15 раціоналізаторських пропозицій, тоді як в Японії цей показник становить понад 30.
При безперервному процесі поліпшень в центрі знаходиться людина з її здібностями і знаннями, які є найважливішим капіталом компанії.
До цього можна додати ї позитивне сприйняття організацією проблем, адже вони є головним стимулом до поліпшень.
При виявленні проблеми першим чином з'ясовують не "хто винний?", а "як ми можемо цю проблему вирішити?".
Не покарати за помилку, а дати можливість її виправити на користь спільного майбутнього - ось що повинно керувати мисленням компанії. Бажання пізнавати справжні проблеми і надовго їх усувати є вирішальним!
Таким чином, команда співробітників розглядається як джерело мотивації, ідентифікації, ментальної енергії, синергії і зростаючої креативності.
Однак, як ми вже говорили, підходи системи кайдзен можна застосувати до будь-якої сфери життя: здоров'я, психології, роботи чи власних фінансів.
Для цього творчі японці придумали "принцип п'яти S":
Seiri - акуратність,
Seiton - порядок,
Seiso - чистота,
Seiketsu - стандартизація,
Shitsuke - дисципліна.
Ось приклад того, як працюють ці елементи для вдосконалення власного робочого процесу.
1. Сортування
Що вам заважає працювати ефективніше? Складіть список. Принцип говорить, що кожен повинен робити виключно свою роботу. Якусь частину можна скоротити, наприклад, перевірку пошти і паперову рутину. Щось делегувати. У деяких фірмах прийнято, щоб менеджери з продажу самі розраховували вартість послуг, виставляли рахунки і складали договори. Хоча це справа бухгалтерії.
Іноді здається, що, якщо ви зробите все самі, буде краще. Насправді ні. Подумайте над тим, які прості зміни можна внести у свій робочий процес. Як океан складається з крапель, так і глобальні зміни починаються з малого.
2. Організація порядку
Після того, як ви відкинули все зайве, оптимізуйте процес роботи, розмістивши справи в необхідному порядку. Для phexyjcns та наочносты хоча б перші тижні ведыть щось на зразок робочого щоденника. Записуйте виконані завдання, час, тривалість, пріоритетність.
В результаті може виявитися, що на найважливіші справи у вас йде найменше часу, а рутина з'їдає більшу частину. Плануйте головне на той час, коли ваша продуктивність на піку.
3. Прибирання
Після закінчення трудового дня не забудьте привести робоче місце в порядок. Знайти потрібні речі набагато простіше, коли все лежить там, де має бути. Прибирання варто робити не тільки на робочому столі, але і в голові. Для цього треба виділити кілька хвилин, заглянути в щоденник, підвести підсумки, додати замітки і... забути про справи, коли опинитеся за порогом офісу. Тому що на наступний ранок ви повинні прийти на роботу з ясною головою.
4. Систематизація
Після того, як ви позбулися справ, виконання яких не входить у ваші обов'язки, збудували робочий процес і розклали все по поличках, прийшов час зробити з цього систему. Щоранку ви повинні дотримуватися цієї схеми. І вже скоро побачите результати!
5. Практика
Після виконання перших чотирьох пунктів, у вас має сформуватися нова схема роботи. Дотримуйтеся наміченого шляху і не відкочуйтесь назад, до старих звичок.
Не поспішайте, аналізуйте свою діяльність, вносячи невеликі зміни в процес. Таким чином ви будете постійно покращувати методи своєї праці. Це вірний шлях, тому що, як ми пам'ятаємо, мета кайдзен - це постійне вдосконалення.
Від приватного перейдемо до колективного.
Адже найважливіший принцип Кайдзен - опора на команду однодумців.
Кайдзен передбачає залучення кожного співробітника в процес безперервного поліпшення разом з фокусом на повазі до клієнта, продукта, ремесла і людей.
Наступні п'ять елементів складають основу концепції безперервного вдосконалення будь-якого виробництва.
Кожен з цих елементів важливий, адже філософія кайдзен стене ефективним і працюючим інструмент лише за умови наявності всіх наступних критеріїв.
Перший елемент - командна робота.
Щоб досягти спільної мети і максимізувати ефективність роботи, кожен співробітник підприємства повинен відчувати себе частиною єдиної команди. Командна робота заснована на прикладанні всіх зусиль заради успіху компанії, постійному обміні інформацією, взаємному навчанні, своєчасному виконанні своїх прямих обов'язків кожним співробітником.
Другий елемент - персональна дисципліна.
Досягти успіху неможливо без дисципліни найвищого рівня у всіх структурах компанії. Система кайдзен передбачає постійне підвищення рівня самодисципліни співробітниками в кожному трудовому аспекті. Це відноситься до управління своїм часом, якості виконання обов'язків, дотримання вимог і стандартів, розумного витрачання ресурсів.
Третій елемент - моральний стан.
Збереження високого морального духу необхідно в незалежності від того, чи виходить у компанії досягти успіху і реалізувати всі необхідні зміни. Завдання вищого керівництва - впровадження мотиваційних інструментів в робочий процес. Високий моральний дух співробітників підтримується гідними умовами праці - оплачуваною відпусткою, оплатою медичних послуг, соціальною допомогою, наданням кредитів чи позик.
Четвертий елемент - гуртки якості.
Організація гуртків якості на підприємстві - один з обов'язкових елементів концепції. Колектив гуртка складається з працівників різного рівня, на зустрічах члени гуртка обмінюються ідеями, навичками, технологіями. Завдяки постійній взаємодії всередині гуртків якості співробітники здатні до об'єктивної оцінки ефективності їхньої спільної праці.
П'ятий елемент - пропозиції щодо поліпшення.
Співробітники будь-якого рангу повинні бути впевнені в своїй можливості запропонувати поліпшення. Кожне із запропонованих поліпшень, навіть найбільш абсурдне, має бути враховано і розглянуто.
Запорука успіху в застосуванні кайдзен - це прагнення людини до якості без втрат. Якості життя, роботи, стосунків, результатів своїх дій. Адже втрати - це також про час, зусилля, особистий потенціал.
Кайдзен допомагає знайти час, якого постійно не вистачає, та свіжі ідеї, а також освоїти нові навички для реалізації свого потенціалу.
Завдяки кайдзен можна навчитись аналізувати своє життя, сформувати життєву стратегію і цілі, стати більш зрілим і усвідомленим.
Що почитати по темі?
Масааки Имаи "Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний"
"Kaizen" by Sarah Harvey (видання англійською)
Масааки Имаи "Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества"
Джим Коллинз "От хорошего к великому"
За матеріалами статті “What is Continuous Improvement (Kaizen)?”
