Коли настає страховий випадок, останнє, про що хочеться хвилюватися, - це документи.
Проте саме через помилки в оформленні, нечитабельні копії або відсутність необхідного засвідчення процес розгляду документів може затягнутися.
Саме тому варто заздалегідь знати основні правила підготовки документів. Вони допоможуть уникнути додаткових запитів, повторного надсилання документів та прискорять прийняття рішення щодо страхової виплати.
Які документи подаються до страхової компанії?
Під час укладення договору страхування або врегулювання страхового випадку клієнти надають певний перелік документів. Залежно від ситуації це можуть бути як оригінали, так і належним чином засвідчені копії.
Важливо пам'ятати: не всі копії документів мають однакову юридичну силу. Спосіб їх засвідчення залежить від виду документа та вимог до його використання.
Що означає «засвідчити копію»?
Засвідчення копії підтверджує, що вона повністю відповідає оригіналу документа.
В Україні порядок засвідчення копій документів визначається Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлювання документів».
Відмітка про засвідчення копії має містити:
- слова «Згідно з оригіналом»;
- посаду особи, яка засвідчує копію (якщо це передбачено);
- особистий підпис;
- власне ім'я та прізвище;
- дату засвідчення.
У випадках, визначених законодавством, копії також засвідчуються відповідною печаткою юридичної особи або печаткою «Для копій».
Хто може засвідчувати копії документів?
Поширена помилка - вважати, що будь-яку копію потрібно завіряти виключно нотаріально.
Насправді спосіб засвідчення залежить від виду документа та вимог установи, до якої він подається.
Залежно від ситуації копії можуть засвідчувати:
- нотаріуси;
- уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування;
- консульські установи України;
- організації або установи, які видали відповідний документ;
- власник документа (лише в окремих випадках).
Перш ніж засвідчувати копії - уточніть вимоги
Універсального способу засвідчення документів для всіх ситуацій не існує.
Тому перед підготовкою пакета документів варто з'ясувати:
- чи достатньо звичайної копії;
- чи можна засвідчити її власним підписом;
- чи потрібно засвідчення установою, яка видала документ;
- чи необхідне нотаріальне засвідчення;
- чи діють додаткові вимоги для конкретної процедури або установи.
Це дозволить уникнути зайвих витрат часу та коштів.
Документи для підтвердження особи
До таких документів належать:
- паспорт;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН);
- витяг про місце реєстрації;
- інші документи, необхідні для ідентифікації особи.
Копії таких документів виготовляються з оригіналів, підписуються їх власником та проходять перевірку уповноваженою особою страхової компанії, фінансовим консультантом, агентом або іншою уповноваженою особою страховика.
Також сьогодні для підтвердження особи можна використовувати цифрові документи через застосунок «Дія».
Документи, які можуть потребувати нотаріального засвідчення
До цієї категорії можуть належати:
- свідоцтва про смерть;
- нотаріальні довіреності;
- рішення суду;
- офіційні переклади окремих іноземних документів;
- інші документи, для яких така вимога передбачена законодавством.
Важливо пам'ятати: нотаріальне засвідчення потрібне лише тоді, коли цього вимагає законодавство або особливості конкретної процедури.
Медичні документи, висновки та результати обстежень
Медичні довідки, виписки, результати лабораторних досліджень, експертні висновки та інші документи, видані медичними або іншими установами, можуть бути засвідчені:
- установою, яка їх видала;
- нотаріусом.
Важливий нюанс
Клієнт, агент або будь-яка інша фізична особа не має права самостійно засвідчувати копії документів, виданих установами чи організаціями.
Наприклад, якщо ви самостійно підпишете копію медичної виписки або результатів обстеження, така копія не набуде юридичної сили. Її повинна засвідчити медична установа, яка видала документ, або нотаріус.
Саме ця ситуація є однією з найпоширеніших причин необхідності повторного подання документів.
Якщо документ видано за кордоном
Якщо документ оформлено в іншій країні, до страхової компанії необхідно надати:
- документ мовою оригіналу;
- нотаріально засвідчений переклад українською мовою.
Для документів окремих держав також може знадобитися апостиль або консульська легалізація.
Тому якщо документ видано за кордоном, варто завчасно уточнити вимоги до його оформлення.
Електронний документообіг: коли цього достатньо?
У TAS life діє електронний документообіг.
Клієнти можуть укладати договори страхування та подавати документи за страховими випадками через Кабінет Клієнта без відвідування офісу.
У більшості випадків цього достатньо для розгляду звернення.
Проте в окремих ситуаціях компанія може додатково запросити оригінали документів або належним чином засвідчені паперові копії.
Найчастіше це стосується:
- свідоцтва про смерть Застрахованої особи, Страхувальника або Вигодонабувача;
- нотаріальних документів (довіреність, документи про опіку, відмова від права тощо);
- випадків, коли сума страхової виплати за додатковими ризиками перевищує 32 000 грн.
У таких ситуаціях копій документів може бути недостатньо для здійснення страхової виплати.
На що ще звернути увагу?
Перевірте якість копій
Усі реквізити документа мають бути чіткими та читабельними:
- фотографії;
- серії та номери;
- підписи посадових осіб;
- печатки та штампи.
Не допускаються сторонні написи, перекриття тексту підписами або настільки низька якість копії, що окремі дані неможливо прочитати.
Використовуйте Дію
Сьогодні TAS life, як і більшість банків та державних установ, підтримує шеринг документів через застосунок «Дія».
Цифрові документи можуть повністю замінити паперові копії та позбавити необхідності їх додатково засвідчувати.
Підсумуємо
Правильно підготовлені документи допомагають уникнути додаткових запитів, прискорюють розгляд звернення та спрощують процес отримання страхової виплати.
Якщо ви не впевнені, які саме документи потрібно подати або як правильно їх оформити, звертайтеся до фахівців Контакт-центру TAS life за номером 044 537 37 40, або зверніться до вашого Фінансового консультанта. Ми завжди допоможемо розібратися з вимогами та підкажемо найзручніший спосіб подання документів.
