Когда наступает страховой случай, последнее, о чем хочется волноваться – это документы.
Однако именно из-за ошибок в оформлении, нечитаемых копий или отсутствия необходимого удостоверения процесс рассмотрения документов может затянуться.
Поэтому следует заранее знать основные правила подготовки документов. Они помогут избежать дополнительных запросов, повторной отправки документов и ускорят принятие решения о страховой выплате.
Какие документы подаются в страховую компанию?
При заключении договора страхования или урегулировании страхового случая клиенты предоставляют определенный перечень документов. В зависимости от ситуации это могут быть как подлинники, так и должным образом заверенные копии.
Важно помнить: что не все копии документов имеют одинаковую юридическую силу. Способ их заверения зависит от вида документа и требований к его использованию.
Что означает «заверить копию»?
Удостоверение копии подтверждает, что она полностью соответствует оригиналу документа.
В Украине порядок заверения копий документов определяется Национальным стандартом ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов».
Отметка о заверении копии должна содержать:
- слова «Согласно оригиналу»;
- должность лица, удостоверяющего копию (если это предусмотрено);
- личная подпись;
- собственное имя и фамилия;
- дату удостоверения.
В случаях, определенных законодательством, копии также удостоверяются соответствующей печатью юридического лица или печатью для копий.
Кто может свидетельствовать о копиях документов??
Распространенная ошибка – считать, что любую копию нужно заверять исключительно нотариально.
На самом деле способ удостоверения зависит от вида документа и требований учреждения, в которое он представляется.
В зависимости от ситуации копии могут свидетельствовать:
- нотариусы;
- уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления;
- консульские учреждения Украины;
- организации или учреждения, выдавшие соответствующий документ;
- держатель документа (только в отдельных случаях).
Прежде чем удостоверять копии – уточните требования
Универсального способа заверения документов для всех ситуаций нет.
Поэтому перед подготовкой пакета документов следует выяснить:
- достаточно ли обычной копии;
- можно ли засвидетельствовать ее подписью;
- нужно ли удостоверение учреждением, выдавшим документ;
- необходимо ли нотариальное удостоверение;
- действуют ли дополнительные требования для конкретной процедуры или учреждения.
Это позволит избежать лишних затрат времени и средств.
Документы для подтверждения личности
К таким документам относятся:
- паспорт;
- регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (ИНН);
- выписка о месте регистрации;
- другие документы, необходимые для идентификации личности.
Копии таких документов производятся с оригиналов, подписываются их владельцем и проходят проверку уполномоченным лицом страховой компании, финансовым консультантом, агентом или другим уполномоченным лицом страховщика.
Также сегодня для подтверждения личности можно использовать цифровые документы через приложение «Дия».
Документы, которые могут нуждаться в нотариальном удостоверении
К этой категории могут относиться:
- свидетельства о смерти;
- нотариальные доверенности;
- решение суда;
- официальные переводы отдельных иностранных документов;
- другие документы, для которых такое требование предусмотрено законодательством.
Важно помнить: нотариальное удостоверение необходимо только тогда, когда этого требует законодательство или особенности конкретной процедуры.
Медицинские документы, выводы и результаты обследований
Медицинские справки, выписки, результаты лабораторных исследований, экспертные заключения и другие документы, выданные медицинскими или другими учреждениями, могут быть удостоверены:
- учреждением, которое их выдало;
- нотариусом.
Важный нюанс
Клиент, агент или любое другое физическое лицо не имеет права самостоятельно удостоверять копии документов, выданных учреждениями или организациями.
Например, если вы самостоятельно подпишете копию медицинской выписки или результатов обследования, такая копия не вступит в юридическую силу. Ее должно удостоверить медицинское учреждение, выдавшее документ, или нотариус.
Именно эта ситуация является одной из наиболее распространенных причин необходимости повторного представления документов.
Если документ выдан за границей
Если документ оформлен в другой стране, страховая компания должна предоставить:
- документ на языке оригинала;
- нотариально заверенный перевод на украинский язык.
Для документов отдельных государств может понадобиться апостиль или консульская легализация.
Поэтому если документ выдан за границей, следует заранее уточнить требования к его оформлению.
Электронный документооборот: когда этого достаточно?
В TAS life действует электронный документооборот. Клиенты могут заключать договоры страхования и подавать документы по страховым случаям через Кабинет Клиента без посещения офиса.
В большинстве случаев этого достаточно для рассмотрения обращения.
Однако в отдельных ситуациях компания может дополнительно запросить оригиналы документов или должным образом заверенные бумажные копии. Чаще всего это касается:
- свидетельства о смерти Застрахованного лица, Страхователя или Выгодоприобретателя;
- нотариальных документов (доверенность, документы об опеке, отказе от права и т.п.);
- случаев, когда сумма страховой выплаты по дополнительным рискам превышает 32 000 грн.
В таких ситуациях копий документов может оказаться недостаточно для осуществления страховой выплаты.
На что еще обратить внимание??
Проверьте качество копий
Все реквизиты документа должны быть четкими и читательными:
- фотографии;
- серии и номера;
- подписи должностных лиц;
- печати и штампы.
Не допускаются посторонние надписи, перекрытия текста подписями или настолько низкое качество копии, что отдельные данные невозможно прочесть.
Используйте Дию
Сегодня TAS life, как и большинство банков и государственных учреждений, поддерживает шеринг документов через приложение Действие.
Цифровые документы могут полностью заменить бумажные копии и лишить необходимости их дополнительно удостоверять.
Подытожим
Правильно подготовленные документы помогают избежать дополнительных запросов, ускоряют рассмотрение обращения и упрощают процесс получения страховой выплаты. Если вы не уверены, какие именно документы нужно подать или как правильно их оформить, обращайтесь к специалистам Контакт-центра TAS life по номеру 044 537 37 40, или обратитесь к вашему финансовому консультанту. Мы всегда поможем разобраться с требованиями и подскажем удобный способ подачи документов.
