Кайдзен – японский секрет совершенства

Трудолюбие и желание в работе довести каждое свое движение до совершенства – вот что характеризует японцев как нацию. Причем эти качества буквально "вшиты" в их менталитет.

Превратить любой труд в искусство – это дело чести.

Не существует "недостойной" работы: чем бы ты ни занимался - выкладывайся на 100% и отшлифовывай свои навыки. Японцы не меняют места работы в поисках идеального, ведь они могут воплотить свои мечты в реальность в любом месте. Все дело в подходе…

...и он называется "кайдзен"

Кайдзен – это понятие, производное от японских слов kai = изменение, и zen = хорошо или к лучшему.

Философия Кайдзен утверждает, что наш образ жизни – будь то работа, семья или отношения – заслуживает постоянного совершенствования.

Кайдзен был введен сначала на нескольких японских предприятиях во время восстановления экономики после Второй мировой войны и с тех пор распространился по всему миру.

Самое известное практическое применение этой концепции разработано для японской корпорации Toyota Motor Corporation. Она лежит в основе метода Общего менеджмента качества (англ. – TQM, Total Quality Management) и включает в себя меры по предотвращению расточительности, потерь, а также инновационную деятельность и работу с новыми стандартами.

Эта философия, если она используется в бизнесе, мотивирует работников всех звеньев предлагать, экспериментировать и испытывать новые идеи. Если же идея не работает, всегда можно вернуться к предыдущим значениям и не нести больших затрат – это тоже один из плюсов.

Идеи системы Кайдзена впервые были изложены в 1986 году японцем Масааки Имаи в одноименной книге.

Масааки Имаи – был (до сих пор есть, в свои 90 лет) гуру менеджмента. С середины 1950-х он изучал управленческие инструменты японских компаний и распространял их философию по всему миру.

Так что же из себя представляет эта система?

Пришло время познакомиться с основными принципами кайдзена.

Фокусировка на клиентах. Нет ничего более важного, чем удовлетворение потребностей клиента компании.
Непрерывные перемены. Небольшие, но постоянные улучшения – основа концепции кайдзена.
Открытое признание проблем. Без существования проблем невозможно усовершенствование.
Пропаганда открытости компании. Любое предложение, жалоба или замечания будут услышаны.
Создание рабочих команд. Все сотрудники компании присоединяются к рабочим командам и кружкам качества.
Управление проектами посредством межфункциональных команд. Эффективность команд заключается в их сотрудничестве.
Формирование «поддерживающих отношений». Для достижения высоких результатов необходима вовлеченность сотрудников в работу и хорошие отношения в коллективе.
Развитие по горизонтали. Личный опыт каждого сотрудника становится достижением всего компании.
Развитие самодисциплины. Важен самоконтроль, уважение себя, своих коллег и компании в целом.
Самосовершенствование. Каждый несет ответственность за тот круг доверенных ему задач.
Информирование каждого сотрудника. Любая информация должна быть доступна всем сотрудникам.
Стандартизация. Постоянная стандартизация – основа стабильной работы.

Убедительным подтверждением эффективности таковой концепции является сравнение уровня рационализаторства на предприятиях в стране восходящего солнца и в западных странах. Для сравнения: в 1989году в Японии было введено 83% из всех рационализаторских предложений, тогда как в Германии – 40%, а в США – только 30%.

В Германии на одного работника в год приходится 0,15 рационализаторских предложений, в то время как в Японии этот показатель составляет более 30.

При непрерывном процессе улучшений в центре находится человек с его способностями и знаниями, являющимися важнейшим капиталом компании.

К этому можно добавить положительное восприятие организацией проблем, ведь они являются главным стимулом к улучшениям.

При выявлении проблемы, прежде всего, выясняют не "кто виноват?", а "как мы можем эту проблему решить?".

Не наказать за ошибку, а дать возможность исправить ее в пользу общего будущего – вот что должно управлять мышлением компании. Желание узнавать настоящие проблемы и надолго их устранять решающее!

Таким образом, команда сотрудников рассматривается как источник мотивации, идентификации, ментальной энергии, синергии и растущей креативности.

Однако, как мы уже говорили, подходы системы кайдзен можно применить к любой сфере жизни: здоровью, психологии, работе или собственным финансам.

Для этого творческие японцы придумали "принцип пяти S":

Seiri - аккуратность,
Seiton - порядок,
Seiso - чистота,
Seiketsu - стандартизация,
Shitsuke - дисциплина.

Вот пример того, как работают эти элементы для усовершенствования собственного рабочего процесса.

1. Сортировка

Что вам мешает работать более эффективно? Составьте список. Принцип гласит, что каждый должен делать только свою работу. Какую-то часть можно сократить, например, проверку почты и бумажную рутину. Что-то делегировать. В некоторых фирмах принято, чтобы менеджеры по продажам сами рассчитывали стоимость услуг, выставляли счета и составляли договоры. Хотя это дело бухгалтерии.

Иногда кажется, что если вы сделаете все сами, будет лучше. На самом деле нет. Подумайте, какие простые изменения можно внести в свой рабочий процесс. Как океан состоит из капель, так и глобальные конфигурации начинаются с малого.

2. Организация порядка

После того, как вы отвергли все излишнее, оптимизируйте процесс работы, разместив дела в нужном порядке. Для phexyjcns и наочносты хотя бы первые недели ведите что-то вроде рабочего дневника. Записывайте выполненные задания, время, длительность, приоритетность.

В результате может оказаться, что на самые важные дела у вас уходит меньше времени, а рутина съедает большую часть. Планируйте главное в то время, когда ваша производительность на пике.

3. Уборка

После окончания трудового дня не забудьте привести рабочее место в порядок. Найти нужные вещи гораздо проще, когда все лежит там, где должно быть. Уборку следует производить не только на рабочем столе, но и в голове. Для этого нужно выделить несколько минут, заглянуть в дневник, подвести итоги, добавить заметки и забыть о делах, когда окажетесь за порогом офиса. Потому что на следующее утро вы должны прийти на работу с ясной головой.

4. Систематизация

После того, как вы избавились от дел, выполнение которых не входит в ваши обязанности, построили рабочий процесс и разложили все по полочкам, пришло время сделать из этого систему. Каждое утро вы должны придерживаться этой схемы. И уже скоро увидите результаты!

5. Практика

После выполнения первых четырех пунктов у вас должна сформироваться новая схема работы. Соблюдайте намеченный путь и не откатывайтесь назад, к старым привычкам.

Не торопитесь, анализируйте свою деятельность, внося небольшие изменения в процесс. Таким образом, вы будете постоянно улучшать методы своего труда. Это верный путь, потому что, как мы помним, цель Кайдзена – это постоянное совершенствование.

От частного перейдем к коллективному.

Ведь важнейший принцип Кайдзена – опора на команду единомышленников.

Кайдзен предполагает вовлечение каждого сотрудника в процесс непрерывного улучшения вместе с фокусом на уважении к клиенту, продукту, ремеслу и людям.

Следующие пять элементов составляют основу концепции непрерывного усовершенствования любого производства.

Каждый из этих элементов важен, ведь философия Кайдзена в стене является эффективным и работающим инструментом только при наличии всех последующих критериев.

Первый элемент – командная работа.

Чтобы добиться общей цели и максимизировать эффективность работы, каждый сотрудник предприятия должен ощущать себя частью единой команды. Командная работа основана на приложении всех усилий для успеха компании, постоянном обмене информацией, взаимном обучении, своевременном выполнении своих прямых обязанностей каждым сотрудником.

Второй элемент – персональная дисциплина.

Достичь успеха невозможно без дисциплины высочайшего уровня во всех структурах компании. Система Кайдзена предполагает постоянное повышение уровня самодисциплины сотрудниками в каждом трудовом аспекте. Это относится к управлению своим временем, качеству исполнения обязанностей, соблюдению требований и стандартов, разумному расходованию ресурсов.

Третий элемент – моральное состояние.

Сохранение высокого морального духа необходимо независимо от того, выходит ли в компании добиться успеха и реализовать все необходимые изменения. Задачка высшего управления – внедрение мотивационных инструментов в рабочий процесс. Высокий моральный дух сотрудников поддерживается достойными условиями труда – оплачиваемым отпуском, оплатой медицинских услуг, социальной помощью, предоставлением кредитов или ссуд.

Четвертый элемент – кружки качества.

Организация кружков качества на предприятии – один из обязательных элементов концепции. Коллектив кружка состоит из работников разного уровня, на встречах члены кружка обмениваются идеями, навыками, технологиями. Благодаря постоянному взаимодействию внутри кружков качества сотрудники способны к объективной оценке эффективности их совместного труда.

Пятый элемент – предложения по улучшению.

Сотрудники любого ранга должны быть уверены в своей возможности предложить улучшение. Каждое из предложенных улучшений, даже самое абсурдное, должно быть учтено и рассмотрено.

Залог успеха в применении Кайдзена – это стремление человека к качеству без потерь. Качества жизни, работы, отношений, результатов своих действий. Ведь потери – это также о времени, усилиях, личном потенциале.

Кайдзен помогает найти время, которого не хватает, и свежие идеи, а также освоить новые навыки для реализации своего потенциала.

Благодаря Кайдзену можно научиться анализировать свою жизнь, сформировать жизненную стратегию и цели, стать более зрелым и осознанным.